Guia rápido do que tem nessa página:

  • Adicione ou atualize gastos a partir de um CSV (link)
  • Diretrizes de formatação (link)
  • Erros mais comuns (link)


Para você usufruir do melhor que a Niuco tem, você precisa manter os gastos dos seus fornecedores atualizados. Se você tem muitos gastos, você pode adicionar eles de uma só vez a partir de um arquivo csv.


Você também pode atualizar múltiplos gastos existentes a partir de um único csv.


Leia antes de você começar

  • Verifique que possui um editor de CSV - Diversos softwares possibilitam a exportação para CSV, entre eles: Microsoft Excel, Numbers e Google SpreadSheet. Para saber como, clique aqui [PT/EN].
  • Ao salvar o CSV, se preocupe com a formatação - Arquivos CSVs requerem muita atenção na formatação(veja mais detalhes na seção de formatação). A Niuco recomenda:
    • sempre usar vírgulas (",") como separadores;
    •  precisamos que tudo que é número venha com 2 casas decimais (0.00) e ponto ("."), como separador numérico - vimos casos como o Google Spreadsheet remover as casas decimais. Fique atento.
    • e que o ano tenha sempre 4 dígitos ("YYYY").
  • Impacto de atualizar um gasto - Sempre que decidir atualizar um gasto, a Niuco irá atualizar o gasto que está ativo dentro do Detalhes do fornecedor. Desta forma, todo os cálculos de gasto por usuário e desperdício serão impactados.
  • Impacto de adicionar um gasto - Sempre que decidir adicionar um gasto, a Niuco irá adicionar um novo gasto ao Fornecedor, que poderá ser visualizado na página de Detalhes do fornecedor. Desta forma, todo os cálculos de gasto por usuário e desperdício serão impactados.
  • Limpeza do CSV "Dados atuais" - Ao clicar no botão "BAIXAR DADOS ATUAIS EM CSV", você fará o download de um csv com todos os seus fornecedores e os respectivos dados de gastos. Caso ainda não tenha preenchido os gastos de algum fornecedor, terá algumas linhas com os dados vazios da coluna C até a P (veja um exemplo na imagem abaixo). Caso não vá atualizar ou adicionar gastos para esse fornecedor, por favor, remova essas colunas. No exemplo abaixo, você tem que remover a coluna em amarelo.




Adicione ou atualize gastos a partir de um CSV

PASSO 1: BAIXAR O TEMPLATE 

  2. Vá em Adicionar e escolha Gastos e clique em Importar Planilha
  3. Dentro do modal, clique no botão "Baixar dados atuais em CSV"

  4. Abra o arquivo CSV em uma aplicação para abrir planilha, como Google Sheets, Microsoft Excel ou Numbers.

    Note que o arquivo possui na primeira linha os títulos da coluna. Não mexa nisso, pois dependendo das informações de cada gasto, vai usar uma coluna e não outra.

PASSO 2: PREENCHER OS DADOS 

  1. Para cada gasto que quer adicionar um novo ou atualizar, preencha com esses campos obrigatórios:
    • Provider Name (Nome do fornecedor)
    • Spending (Gasto)
    • Charge Type (Modelo de Cobrança)
    • Renovation Type (Renovação)
    • Payment Type (Tipo de pagamento) 
    • Payment Date (Data do pagamento)
    • Currency (Moeda)
    • Payment Method (Método de pagamento)
    • Cost (Custo)     
  2. (Opcional) Caso queira atualizar um gasto de um fornecedor, coloque FALSE na coluna 2 (Spending). Neste caso, ao importar a planilha, nós vamos atualizar o gasto que está ativo no fornecedor. 
  3. (Opcional) Caso queira criar um novo gasto de um fornecedor, coloque TRUE na coluna 2 (Spending). Neste caso, ao importar a planilha, nós criar um novo gasto para o fornecedor.
  4. (Opcional) Você notará na primeira linha (títulos da coluna) que existem colunas que não REQUIRED (obrigatórias) e outras que possuem a observação ("ONLY FOR..."). Estas últimas você só deve preencher caso tenha preenchido algum tipo de informação conforme a própria observação explica. Para entender mais, vide abaixo a parte de REFERÊNCIA DAS COLUNAS.
  5. Verifique que todas as linhas estão preenchida com os dados necessários. Nenhuma linha pode estar vazia como o exemplo abaixo. Se ela estiver, preencha com o dado que deseja ou remova-a, caso não queira adicionar ou atualizar um gasto dela. Caso coluna esteja vazia você não conseguirá importar a planilha. 

PASSO 3: SALVE O ARQUIVO


Após você ter preenchido toda planilha, salve como um arquivo CSV (.csv)


IMPORTANTE:

  • Se tiver a opção salve como UTF-8
  • Verifique se todas as colunas com números estão com 2 casas decimais e o separador utilizado é ponto (".")
  • Verifique se nas colunas que possuem datas o ano está com 4 dígitos (o correto é estar "2022" e não "22")
  • Verifique se na Coluna 2 as opções são FALSE ou TRUE. Não pode ser usado FALSO ou VERDADEIRO.


PASSO 4: FAÇA O UPLOAD DO ARQUIVO

  2. Vá em Adicionar e escolha Gastos e clique em Importar Planilha
  3. Dentro do modal, clique no botão "Fazer Upload do CSV"
  4. Procure no seu computador onde você salvou o arquivo e selecione o arquivo
  5. Clique no botão em azul no canto inferior direito "Importar". Aguarde carregar. Se houver qualquer erro você verá uma tela que vai explicar exatamente em qual LINHA e COLUNA houve o erro. Abra sua planilha novamente, ajuste-a e suba novamente. Veja abaixo os Erros mais comuns. 
  6. Se deu tudo certo, uma tela de sucesso irá aparecer. Dependendo do tamanho da importação poderá levar alguns minutos para todos os dados poderem ser atualizado. 



Siga as diretrizes de formatação


DIRETRIZES GERAIS


Se você quer...Siga essas orientações...
Atualizar um Gasto existente de um fornecedorBaixe a planilha com os "Dados atuais em CSV", na respectiva linha do fornecedor, na coluna 2 (Spending), coloque FALSE, e preencha o resto das informações. Importante: o gasto atualizado será aquele que se encontra ATIVO no Detalhes do Fornecedor, na aba Gasto. Caso não exista nenhum, um novo gasto será criado.
Adicionar um Gasto para um fornecedor existente.Baixe alguma das planilhas "Dados atuais em CSV", remova todas as linhas, exceto a Linha 1 e a do fornecedor que quer adicionar o gasto. Na coluna 2 (Spending), coloque TRUE, e preencha o resto das informações.




REFERÊNCIA DAS COLUNAS


Colunas Obrigatórias


ColunaDescriçãoFormato/Opções

Provider Name (Nome do fornecedor)

Nome do Fornecedor.

Importante: Use o nome exatamente como está descrito na Niuco ou conforme vem na planilha "Dados atuais em CSV"
Texto
Spending (Gasto)Coluna usada para determinar se as informações inseridas atualizarão (FALSE) um gasto existe ou criarão um novo (TRUE).

Importante: o gasto atualizado será aquele que se encontra ATIVO no Detalhes do Fornecedor, na aba Gasto. Caso não exista nenhum, um novo gasto será criado.
TRUE | FALSE
Charge Type (Modelo de Cobrança)Modelo de cobrança daquele gasto. Ele pode ser de 3 tipos:
  • ON_DEMAND: Sob Demanda. Neste caso, você obrigatoriamente tem que preencher a coluna Period
  • CONTRACT: Contrato. Neste caso, você obrigatoriamente tem que preencher a coluna Contract Intial Date e Contract Final Date 
  • FREE: Gratuito. Neste caso, você obrigatoriamente tem que preencher a coluna Contract Intial Date
ON_DEMAND | CONTRACT | FREE
Renovation Type (Renovação)Renovação daquele gasto. Ele pode ser de 2 tipos:
  • AUTOMATIC: automático, ou seja, renova sem nenhuma ação do usuário
  • MANUAL: Manual, ou seja, o usuário precisa solicitar e negociar uma nova renovação
AUTOMATIC | MANUAL
Payment Type (Tipo de pagamento)Como que foi pago aquele gasto. Ele pode ser de 2 tipos:
  • CREDIT_CARD: cartão de crédito
  • INVOICE: Boleto ou invoice, para pagamentos internacionais
CREDIT_CARD | INVOICE
Payment Date (Data do pagamento)Como que foi pago aquele gasto. Ele pode ser de 2 tipos:
  • CREDIT_CARD: cartão de crédito
  • INVOICE: Boleto ou invoice, para pagamentos internacionais

Importante: Aceitamos datas em dois padrões (EN-US e PT-BR). É muito importante seguir um desses formatos corretamente.

YYYY-MM-DD ou DD/MM/AAAA
Currency (Moeda)Em que moeda foi realizado o pagamento. Ele pode ser de 2 tipos:
  • REAL: Real Brasileiro
  • DOLAR: Dólar Americano. Neste caso, você obrigatoriamente tem que preencher a coluna Spread e IOF, caso tenha escolhido INVOICE no Payment Type, também precisa preencher a coluna IR.
REAL | DOLAR
Payment Method (Método de pagamento)Como que paga aquele fornecedor. Ele pode ser de 2 tipos:
  • PER_USER: quando o pagamento se baseia na quantidade de usuários que possui. Geralmente neste caso pode ir aumentando a quantidade de usuários automaticamente
  • TOTAL: quando paga um valor total por uma quantidade fixa de licenças. Neste caso, você obrigatoriamente tem que preencher a coluna License Quantity.
PER_USER | TOTAL
Cost (Custo)O custo que teve, seja por usuário ou total. Preencha somente com números, 2 casas decimais e use ponto (".") como separador das casas decimais.

Importante: O custo tem que ser referente a todo o período. Por exemplo, se colocou que é um gasto com Period anual, ou Contract Intial Date e Contract Final Date com diferença de 12 meses, o custo tem que ser para 12 meses. Logo o custo por usuário tem que ser dos 12 meses e o custo total das licenças também tem que ser de 12 meses. 

Exemplificando: se custo por usuário de um fornecedor é 10 reais por mês, e o Period é anual, deve colocar nesse campo 120.00.


0.00



Colunas Opcionais



ColunaDescriçãoFormato/Opções

Period (Recorrência)

Campo somente para Charge Type "ON_DEMAND". Neste caso, precisamos que informe a Recorrência do contrato. Ele pode ser de 3 tipos:
  • MONTHLY: Mensal
  • SEMIANNUAL: Semestral
  • YEARLY: Anual
MONTHLY | SEMIANNUAL | YEARLY
Contract Initial Date (Data inicial do Contrato)Campo somente para quando preencher Charge Type "CONTRACT" ou "FREE". Neste caso, precisamos que informe a data inicial do contrato deste gasto ou quando ele começou a ser gratuito (Free). 

Importante: Aceitamos datas em dois padrões (EN-US e PT-BR). É muito importante seguir um desses formatos corretamente.
YYYY-MM-DD ou DD/MM/AAAA
Contract Final Date (Data final do Contrato)Campo somente para quando preencher Charge Type "CONTRACT". Neste caso, precisamos que informe a data final do contrato deste gasto. 

Importante: Aceitamos datas em dois padrões (EN-US e PT-BR). É muito importante seguir um desses formatos corretamente.
YYYY-MM-DD ou DD/MM/AAAA
Spread (Spread bancário)Campo somente para quando preencher Currency "DOLAR". Neste caso, precisamos qual foi o Spread que o banco lhe cobrou, ou seja, a diferença da cotação entre o Dólar do Banco Central e o cobrado no seu cartão de crédito ou na remessa internacional. Aceitamos o valor Zero (0.00), caso tenha pago diretamente de uma conta no exterior.

Importante: esse valor é um percentual, portanto 4% deve ser inserido 4.00. 
0.00
IOF (IOF)Campo somente para quando preencher Currency "DOLAR". Neste caso, precisamos qual foi o IOF cobrado na operação. Ele pode ser 6.38% para cartão de crédito e 1.1%, para remessa internacional. Ou até Zero (0.00), caso tenha pago diretamente de uma conta no exterior.

Importante: esse valor é um percentual, portanto 6,38% deve ser inserido 6.38.
0.00
IR (Imposto de Renda)Campo somente para quando preencher Currency "DOLAR" e Payment Type "INVOICE". Neste caso, precisamos saber qual foi o Imposto de Renda cobrado na operação. Via de regra, quando paga uma invoice internacional por remessa, é pago 15% (15.00). Aceitamos o valor Zero (0.00), caso tenha pago diretamente de uma conta no exterior.

Importante: esse valor é um percentual, portanto 15% deve ser inserido 15.00.
YYYY-MM-DD ou DD/MM/AAAA
License Quantity (Quantidade de Licenças)Campo somente para quando preencher Payment Method "TOTAL". Neste caso, precisamos saber quantas licenças contratou.

Importante: esse valor é um inteiro, portanto aceitamos tanto o número (15), quanto o número com casas decimais (15.00)
0.00 ou 0



Erros mais comuns



ErroCausa/Solução
Erro dizendo que faltou preencher muitos campos (todos, exceto coluna Spending)Quando você usa a planilha que baixou no botão "Baixar dados atuais em CSV", ela vem com todos os fornecedores, até aqueles que não possuem nada cadastrado de gasto. Muitas vezes esquecemos de excluir as linhas desses fornecedores que viram vazios e ao subir tomamos esse erro.

Para resolver é só excluir as colunas
Erro dizendo que faltou preencher a coluna Contract Initial DateProvavelmente esse é um gasto com o Charge Type "Free". Por questão de consistência de dados, precisamos que preencha somente a data inicial para esse tipo de gasto.

Preencher a data inicial.




Qualquer dúvida ou dificuldade, envie um email para care@niuco.com.br que podemos te ajudar com o que precisar :D